Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Mitarbeitende weniger Zeit im Büro verbringen wollen. Im Durchschnitt sind es nur noch 3,2 Tage pro Woche, wie unserer Studie The Future Workplace ergab. Neu ist allerdings: Für viele Fachkräfte ist das kein bloßer Wunsch mehr. Flexibles Arbeiten ist ein Must-have. Das Jobportal StepStone.de hat dies mit Zahlen untermauert. 2021 stieg die Suche nach Stellen mit Homeoffice-Option um 105 Prozent. „Das Zeitalter knapper Talente beginnt jetzt“, resümiert StepStone-Arbeitsplatzexperte Dr. Tobias Zimmermann. „Unternehmen, die sich etwas einfallen lassen und auf die Wünsche der Jobsuchenden reagieren, werden ganz klar im Vorteil sein.“ Was also tun?

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1. Eine neue Betriebsvereinbarung schließen

Wie Sie dabei vorgehen können, zeigt das Beispiel der Umwelt- und Naturschutzorganisation Word Wide Fund for Nature. Früher als die meisten Unternehmen hat der WWF das flexible Arbeiten in eine verbindliche Form gegossen. Zunächst wurden die rund 500 Beschäftigten nach ihren Wünschen gefragt. Das Ergebnis war laut Wirtschaftswoche  ziemlich gemischt: Ein Viertel wollte jeden Tag ins Büro, genauso viele wollten ausschließlich zuhause arbeiten. Etwa die Hälfte sprach sich für zwei bis drei Bürotag pro Woche aus. 

Der WWF entschied sich daher, gemeinsam mit dem Betriebsrat eine neue Betriebsvereinbarung auszuhandeln. Der Kern: Die Mitarbeitenden können sich ihren Arbeitsplatz dort einrichten, wo sie mindestens drei Tage in der Woche arbeiten – ganz gleich, ob zu Hause oder in der Berliner Zentrale. So erhält die Belegschaft viel Flexibilität, während der Arbeitgeber gleichzeitig sicherstellt, dass die Projektarbeit rund laufen kann.   

Ein Beispiel, das Schule macht. Die Deutsche Bank hat in einer neuen Betriebsvereinbarung eine Homeoffice-Quote von 40 Prozent festgelegt. Bei Porsche sind 12 Tage im Monat erlaubt, genauso bei Siemens. Bei VW sind es sogar vier Tage pro Woche. Ganz gleich, wie viele Tage es bei Ihnen sein werden, eine Mitarbeiterbefragung und eine darauf basierende Betriebsvereinbarung sind eine optimale Lösung. Und wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter im Büro coronasicher arbeiten können? Ganz einfach:

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2. Desk Sharing einrichten

Energieversorger e.on, die Lufthansa und Immobiliendienstleister CBRE bieten es schon: Online oder über eine App können sich die Mitarbeitenden für Ihre Bürotage einen Schreibtisch reservieren. Der Vorteil in Coronazeiten: Die maximal erlaubte Belegung wird automatisch eingehalten und die gebuchten Schreibtische werden sicher über die Fläche verteilt. Damit erfüllen die Unternehmen nicht nur ihre Sorgfaltspflicht, sondern auch einen wichtigen Wunsch ihrer Belegschaft. 

Das Handelsblatt hat Beschäftigte im Dezember danach gefragt, was sie bei einer Rückkehr ins Büro in Sachen Gesundheit von ihrem Arbeitsplatz erwarten. Ergebnis: Neben einer guten Luftqualität standen auch die Einhaltung der Abstandregeln und der Maximalbelegung weit oben auf der Liste.

Wer als Arbeitgeber in intelligente Desk-Sharing-Lösungen investiert, kann womöglich sogar Geld sparen. Denn er erhält wertvolle Daten: wann Stoßzeiten sind, wie der Einsatz von Reinigungs- und Cateringsdienstleistern optimiert und welche Arbeitsplätze eventuell zurückgebaut werden können, weil sie nie genutzt werden. Darüber hinaus lässt sich durch Desk Sharing Bürofläche sparen – bis zu ein Drittel, wie Experten laut Spiegel schon in den 1990er Jahren errechnet haben.  

Immer mehr Unternehmen geben deshalb feste Büros auf und bieten stattdessen einen Mix aus flexiblen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten an. Eine interessante Stellschraube wird dabei allerdings häufig übersehen: das Parken. 

3. Digitalisieren Sie Ihren Parkplatz

Verfügbare Stellplatz sind auch in Coronazeiten begehrt. In unserer Studie The Future Workplace war das der Topwunsch an Arbeitgeber. Kein Wunder also, dass Unternehmen wie DB Schenker, TÜV Rheinland oder Kosmetikhersteller Reviderm freies Parken als Benefit auf ihren Bewerberseiten aufführen. Zumal wir seit der Pandemie wesentlich häufiger mit dem Auto zur Arbeit fahren. Laut einer Studie der Frankfurt University of Applied Sciences sind es inzwischen 58 Prozent der Werktätigen – elf Prozent mehr als vor Corona.

Aber wie können Arbeitgeber das Versprechen einhalten, ohne in mehr Fläche zu investieren? Ganz einfach: Verabschieden Sie sich davon, Stellplätze fest an Personen zu vermieten. Das ist weder bedarfsgerecht, noch wirtschaftlich. Denn in Zeiten von New Work sind Beschäftigte oft nur noch stundenweise im Büro. Setzen Sie stattdessen auf Smart Parking. Damit machen Sie Parkplätze reservierbar – für einige Stunden oder einen ganzen Tag – und optimieren so die Auslastung. Wir beraten auch Sie gerne dazu, wie Sie Ihre Parkfläche effizienter nutzen.

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4. Keep it simple 

Der Umstellung Ihres Unternehmens auf das neue Normal steht also nicht mehr im Wege. Sie müssen dafür übrigens nicht in viele verschiedene Anwendungen und Systeme investieren. Bekannte Desk-Sharing-Anbieter wie Mapiq, Ricoh, Spacewell und Wunderbricks haben Toogethr Parking bereits in ihre Plattformen integriert. Wie Sie davon profitieren?

1. Sie machen es Ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich, einen Schreibtisch und einen Parkplatz zu reservieren. Alles kann in nur einer Anwendung erledigt werden. Selbst Gäste können ganz einfach online eingebucht werden.
2. Sie sorgen dafür, dass Arbeits- und Stellplätze verlässlich zur Verfügung stehen.
3. Sie behalten den Überblick und können die Bürobelegung datenbasiert und pandemiesicher steuern. 
4. Sie Ihre Kollegen in der HR, dem Facility-Management und am Empfang. Denn die Buchung erfolgt online durch die Nutzer selbst und die Einfahrt zum Parkplatz regelt das intelligente System automatisch – mit einem QR-Code, der Mitarbeiterkarte oder per Kennzeichen-Erkennung. 

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